7 conseils pour optimiser votre télétravail


Le pitch :

Comment concilier travail et environnement personnel, en optimisant votre efficacité professionnelle sans sacrifier votre vie perso ? Voici 7 conseils pour y parvenir !

 

Temps de lecture :

environ 9'20 mais une lecture plus rapide est possible

Crédit Photo : Matthew Henry

1. Soyez préparé

Travailler à la maison, c’est faire cohabiter le contexte professionnel et personnel. Au bureau, vous retrouvez naturellement vos marques, mais ces codes professionnels ne sont pas présents chez vous. Que vous viviez dans une grande maison ou un petit studio, aménager un espace dédié à l’usage pro est indispensable. A la fois pour être efficace lorsque vous travaillez, mais aussi pour ne pas avoir l’impression de vivre au bureau lorsque la journée est terminée. Vous allez passer du temps dans cet endroit. Alors pensez au matériel dont vous avez besoin, aux petits plus qui rendront cet endroit propice au travail : verre d’eau, stylo et papier, de la musique, une plante, éloigner les magazines, télécommandes, et toute autre distraction présente à la maison. Profitez-en pour refaire un peu de déco ou un mini home-staging ! Même si vous optez pour votre lit ou le canapé, n’oubliez pas les bonnes postures pour votre dos et vos yeux. Pensez aussi à une façon de convertir rapidement l’espace entre le mode perso et pro si vous n’avez qu’une seule pièce.


2. Créez une frontière

Il est indispensable de créer une séparation physique et psychologique entre vos espaces de vie et de travail. Cela peut être simplement représenté par une porte, ou un symbole (fermeture d’un rideau, déplacement d’une table, d’un objet…). En télétravail vous avez le choix de la tenue, qui est aussi une possible frontière dans votre journée. Notez que la manière de se sentir et d’agir n’est pas la même en fonction de la tenue, avez-vous déjà remarqué ? C’est une expérience étonnante. Vous constaterez par exemple que votre pyjama a le pouvoir de baisser votre taux de stress ! Ne négligez pas pour autant votre apparence : au delà d’un possible appel en vidéo, une exigence dans votre look se traduira par une forme d’exigence, même inconsciente, dans votre travail. Ces indicateurs de frontière vont également bénéficier à votre entourage, qui identifiera instantanément dans quel posture vous vous situez. La communication est aussi importante : vous êtes en réunion pour 1h, vous avez besoin de concentration, dites-le ! Avec les enfants, commencez doucement les premiers jours en leur demandant 15 minutes de calme lorsque vous mettez une pancarte devant la porte (« Maman / Papa travaille »). Puis augmentez la durée progressivement. Soyez pédagogues et félicitez-les ! Enfin, la frontière prends aussi forme dans l’arrêt des notifications et perturbations personnelles lorsque vous travaillez. Bien sûr, une fois la journée terminée, ce sont les notifications professionnelles qu’il faut désactiver. Compartimenter les deux mondes vous permettra de bien faire la séparation, et de rester productif en évitant un mélange des genres qui rendrait votre esprit confus.


3. Travaillez raisonnablement

C’est prouvé : un employé en télétravail est non seulement plus productif, mais a tendance à en faire plus qu’habituellement. Voire trop. La faute à une mentalité française encore un peu reculée sur le travail à la maison. Les managers ont peur de perdre leur contrôle en exerçant moins de management, et le traduisent par un manque de confiance envers leurs collaborateurs. Par crainte de ne pas travailler assez, d’être jugé, certains employés culpabilisent d’être à la maison, ne savent pas s’arrêter et s’imposent un rythme malsain. Pourtant, grâce au bonus d’énergie apporté par un sommeil plus long, l’absence de transport, d’interruptions et la réduction du stress, vous êtes nettement plus productifs qu’au bureau. Et c’est une bonne nouvelle ! Cette productivité bénéficie à votre travail en qualité et en quantité. Alors, donnez-vous à 100% dans votre job, mais ne vous mettez pas au défi. Autorisez-vous ce que vous faites au bureau : prenez des pauses (le café avec votre collègue en visio marche aussi !), mangez et respectez vos horaires. A la fin de la journée, changez de mode en utilisant la frontière évoquée plus haut, et consacrez-vous à votre vie perso.


4. Mettez les outils au service de vos objectifs

On a longtemps pensé que le télétravail rendait les choses plus compliquées. Equipements, réglages, collaboration,… En France, depuis décembre 2019, les événements comme les grèves de transports ou le confinement dû au CoronaVirus nous ont prouvé le contraire. Les entreprises ont dû déployer des outils et on a constaté que 95% des besoins collaboratifs étaient possibles à distance. Vous l’avez peut-être remarqué, ça bouscule un peu les méthodes, car cela demande parfois une remise en question des modes de fonctionnement (c’est là où ça devient compliqué en France, la culture du changement est difficile). Mais avec la volonté de s’adapter en profondeur, et non de chercher à conserver le fonctionnement actuel, c’est possible. Il suffit de tourner le problème dans l’autre sens. Je veux parler des nombreux outils dont nous disposons aujourd’hui. La question à se poser n’est pas « Quel outil peut m’aider à faire mon travail habituel dans un mode différent ». Mais « Quel est mon objectif de travail dans ce nouveau mode, et comment je peux répondre à cet objectif en utilisant les fonctionnalités des outils disponibles ? ». 

Jusqu’à ce jour, vous aviez une façon de travailler. Si les outils ne vous permettent pas de poursuivre normalement, remettez en cause votre objectif et identifiez une fonctionnalité ou un outil qui vous permettra de l’atteindre. Si mon objectif est de faire des crêpes, je vais utiliser les ingrédients habituels. Si je dois cuisiner pour un intolérant au gluten, au lactose ou un vegan, je vais devoir m’adapter en adoptant de nouveaux outils (ingrédients). Ici, mon objectif restera le même. Mais si je ne trouve pas les nouveaux ingrédients au supermarché, je vais devoir remettre en cause l’objectif : est-ce de faire des crêpes ou simplement de cuisiner un dessert convivial, qui pourrait être différent ? A la question « pourquoi tu fais ça de cette manière ? », on entend trop souvent « on a toujours fait comme ça » ou « on m’a appris comme ça ». Remettez en question, cherchez à simplifier et à créer le chemin le plus direct entre process et objectifs. Vous identifierez ainsi plus d’opportunités et les outils vous viendront en aide, vous gagnerez du temps, et votre entreprise de l’argent. 


5. Programmez

Au bureau, vous avez un rythme. Il se créée en fonction de vos interactions avec les autres, et de vos habitudes. A la maison, ce qui déroute en général le plus, c’est ce changement de rythme. Et si vous n’avez pas le réflexe de programmer vos journées, vous pouvez vite perdre le contrôle du temps. C’est un point capital, que ce soit en télétravail ou non. La base est de consacrer les premières minutes de votre journée à faire le point sur ce qui vous attend. En fonction, programmez vos 3 priorités du jour dans votre agenda. Utilisez la puissante technique du « bloc time » pour regrouper les tâches qui reviennent souvent : plutôt que de lire vos emails à chaque notification, définissez 2 ou 3 moments (blocs) dans votre journée pour ne faire que ça. Désactivez ainsi les notifications et gagnez en concentration le reste du temps. Une fois cette base en place, vous devriez vite savourer les effets de la productivité. Mais travailler à la maison ne veut pas dire se couper de la vie normale du bureau, et des collègues. Alors pensez aussi à programmer les moments de rythme (pauses, déjeuner,…) et de collaboration (points avec les équipes, partage d’infos, échanges informels,…). 


6. Communiquez

Voici un autre point important au bureau, qui devient primordial en télétravail : « qui fait quoi? ». Que vous travailliez seul ou en équipe, tenez-vous informé de ce que font les autres, et communiquez sur vos propres projets ou avancées. Une entreprise avance de façon collective, le seul moyen d’avancer dans la même direction lorsque tout le monde est à des endroits et des rythmes différents réside dans la communication. Heureusement, de nombreux outils (grand public ou pro) permettent le partage d’information et la collaboration. Quelques exemples pèle-mêle : 

 

Pour communiquer en tchat ou vidéo

  • WhatsApp
  • Facetime
  • Skype (bientôt remplacé par Teams de la suite Microsoft 365)
  • WorkChat (via la plateforme Workplace par Facebook)
  • Slack

 

Pour collaborer à distance, et éditer des documents en live

  • Google Suite
  • Dropbox
  • Teams et les applications de la suite Microsoft 365 via OneDrive
  • Les applications iCloud sur Mac

 

Pour gérer les projets

  • Trello
  • Todoist
  • Things
  • Workplace (une sorte de Facebook interne pour entreprise)
  • …ou créez un tableur tout simplement !  

 

Communiquer, oui, mais pas n’importe comment ! A la maison ne veut pas dire disponible à chaque instant. Ajoutés aux SMS et autres emails, tous ces canaux saturent en notifications. Devoir être présent partout et répondre aux sollicitations des collègues peut vous prendre la journée, et ruiner le bénéfice productivité du télétravail. C’est pourquoi, pour chaque besoin, l’entreprise doit imposer l’outil à utiliser par tous. Vous devez aussi vous imposer des règles : choisir le bon canal pour communiquer avec les autres et le bon moment pour relever vos canaux. Quelques bonnes pratiques :

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J’aurais vraiment aimé écrire « 1 fois par jour » pour la relève des emails mais nous ne sommes pas encore prêts. Il m’est déjà arrivé de recevoir un appel à 14h pour demander si j’avais reçu un email à 11h ! J’ai toutefois une signature d’email personnelle qui stipule que je relève ma boite toutes les 24 heures seulement, et qu’en cas d’urgence je suis joignable sur WhatsApp. C’était compliqué à accepter au début… seulement pour moi ! Les autres s’adaptent très bien. Aujourd’hui j’ai gagné en confort et en productivité. N’hésitez pas à « éduquer » vos interlocuteurs en communiquant sur votre façon de fonctionner. 


7. N’oubliez pas de bouger

Compte tenu de l’absence de déplacements, pour vous rendre au travail mais aussi pour naviguer dans les bureaux, votre activité physique se trouve fortement diminuée. Programmer des temps d’activité est indispensable pour conserver vos dépenses caloriques habituelles, mais aussi pour offrir une pause à votre esprit. Calculez le temps de déplacement que vous gagnez dans une journée de télétravail : qu’allez-vous faire de ces précieuses minutes, ces heures parfois ? Profitez-en pour faire du sport ou de la relaxation, 15 minutes peuvent même suffire à apporter des résultats si vous en faites régulièrement. En cours de journée, levez-vous au moins une fois par heure : faites quelques pas et regardez par la fenêtre avant de vous rasseoir. Un appel téléphonique peut être l’occasion de quitter votre chaise. Prenez quelques minutes pour sortir quand vous le pouvez, même si c’est pour un tour de 5 minutes dans votre quartier, et peu importe la météo ! Votre corps et votre esprit vous remercieront.


Vous découvrez ou éprouvez le télétravail pendant le confinement suite au CoronaVirus ? Partagez vos expériences et vos conseils dans les commentaires !

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