Arrêtez de classer vos emails


Le pitch :

Arrêtez d'organiser vos e-mails ! Faire une recherche dans votre boîte de réception est beaucoup plus rapide.

 

Temps de lecture :

environ 3'15

Crédit Photo : Sarah Pflug

L'étude

Une étude d'IBM a posé la question suivante : 

 

« Qu'est-ce qui prend le moins de temps lorsque vous devez retrouver un email : lancer une recherche dans votre boîte de réception ou parcourir les dossiers que vous organisez dans votre messagerie ? » 

 

Pour mener à bien cette expérience, les chercheurs ont analysé un échantillon pour le moins complet : «345 utilisateurs sur le long terme qui ont mené au total plus de 85 000 actions de recherche». Autant dire que les statistiques ont eu l’occasion de s’exprimer.

 

Laissons les détails de côté et passons directement au résultat : rechercher dans sa boîte de réception est beaucoup plus rapide ! En moyenne, il a fallu aux participants 66 secondes pour rechercher un e-mail et 73 secondes pour trouver un e-mail dans un dossier.

 

7 secondes de différence, c’est beaucoup mais pas tant, je vous l’accorde. Seulement, ce chiffre doit encore s’alourdir. Car l’étude ne prend pas en compte le temps qu'un utilisateur passe en premier lieu à trier ses e-mails. Elle a mesuré que «les gens qui trient dépensent en moyenne 10% de leur temps total de messagerie à faire du classement». Lorsque vous ajoutez ce temps, la recherche dans votre boîte de réception est largement gagnante vis à vis du tri.


Mes commentaires

A vrai dire, je n’ai jamais vraiment compris pourquoi certaines personnes optaient pour le tri de leurs mails. Je n’y voit pas l’intérêt. La plupart du temps, elles le font pour regrouper par thème ou contact. Donc remplaçable facilement par la recherche avec les mots clés. Ce qui me dérange est le temps gâché à faire le tri. Avec une telle méthode, vous devez ranger vos messages dans 100% des cas. Mais à quelle fréquence devrez-vous réellement ressortir un email ? 10% ? 20% ? Disons même 30% : cela voudra dire que vous aurez gâché votre temps à faire du rangement dans 70% des cas. Aujourd’hui, la plupart des messageries proposent des systèmes de classement par drapeaux ou couleurs. Ce qui permet de les suivre et retrouver quand bon vous semble. Et c’est à portée d’un seul clic. 

 

En bon passionné de productivité, je lis beaucoup d’articles sur ce sujet. Et ceux concernant la gestion des messageries sont nombreux. Il y a un concept qui revient souvent : le culte de « l’inbox zéro », ou obtenir une boite de réception vide. Autant j’ai pour habitude de tester ce genre de techniques, autant celle-ci a tendance à m’énerver. J’ai une seule question : pourquoi ?!  Cette méthode prône le classement permanent pour parvenir à vider sa boite de réception. Certes, le bénéfice d’obtenir une boite vide est évident, c’est la satisfaction d’avoir tout traité et nettoyé. Or, le coût est une nouvelle fois le tri, donc le temps. 

 

Ma solution est la redéfinition de l’objectif. Mon objectif n’est pas de ranger, donc je ne cherche pas à tout ranger dans des dossiers. Mon objectif est d’obtenir un classement des emails dont je dois m’occuper, tout en éliminant visuellement le reste : je veux voir les « non lus » + ceux que je dois traiter triés par niveau de priorité, rien d’autre.

 

C’est donc ce que j’ai mis en place avec un filtre dans ma boite de réception :

Le filtre affiche uniquement les emails non lus et ceux marqués d’un drapeau (j’ai 3 types de drapeaux qui indiquent chacun un niveau de priorité). De cette façon, ma boite de réception est toujours visuellement agréable et fonctionnelle. Alors, arrêtez de vouloir une « inbox zéro » ! Une boite vide ne le reste de toute façon jamais longtemps. 

 

Et si vous voulez vraiment avoir la satisfaction d’une boite vide, c’est possible sans faire de tri. J’utilise 3 outils de messagerie, et les 3 proposent de montrer ma boite de réception vide par un tri ou un filtre après un simple clic : ils affichent simplement les emails non lus. Et vous, a quoi ressemble votre organisation ? Partagez vos bonnes pratiques dans les commentaires !



Willy Amann Comédien Voix Off

Willy Amann

 

A la fois entrepreneur et salarié, gérer mon temps est un impératif. Auprès des techniques de productivité, j'ai trouvé une passion. La productivité ? C'est le rapport entre une production et les ressources mises en oeuvre pour l'obtenir. A tester, réfléchir ou utiliser : plus qu'une aide au quotidien, ces techniques constituent un vrai mode de vie. Elles sont ici partagées à qui voudra se les approprier. 

 

Ma méthode : gérer sa vie comme une entreprise. Etre plus efficace pour profiter de chaque instant.


(les commentaires non constructifs ne seront pas publiés)

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