Le pitch :
Quand toutes les tâches se mélangent, il faut leur donner des priorités. Comment faire ? La matrice des priorités d'Eisenhower est là pour vous sauver. Elle vous demande de les trier selon leur urgence ou importance. Mais comment trancher quand tout est urgent et important ?
Temps de lecture :
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L'outil
Si les outils de productivité vous sont déjà familiers, vous connaissez probablement ce tableau qui organise vos tâches en fonction de leur degré d'urgence et d'importance.
- A> Si je considère que le délai est urgent, cette urgence est-elle factuelle et non affective ? (est-ce urgent parce que c’est votre patron qui vous le demande ? Vraie urgence = délai court, c’est tout).
- B> L’impact de cette tâche est-il fort, est-elle importante pour moi et l'enjeu est-il essentiel ? (une vraie importance a un fort impact, a de la valeur pour vous et possède un enjeu essentiel. Les 3 à la fois. Si vous ne répondez pas « oui » aux trois, la réponse à la question est « non »).
- Priorité 1 : urgent et important. Ce sont vos priorités, faites-les tout de suite !
- Priorité 2 : important mais non urgent. Oui, l'importance passe avant l'urgence. Pour une raison très simple : ces tâches-là vous n’allez pas les traiter tout de suite, mais vous allez les planifier. Puisque c’est important, il est vital de prévoir le moment où vous allez vous en occuper. Ceci fait, vous pourrez rapidement passer à l’urgent, priorité 3.
- Priorité 3 : urgent mais non important. Même si ces tâches doivent être faites rapidement, elles ne sont pas si importantes. Alors si vous le pouvez, déléguez-les à quelqu’un d’autre pour vous concentrer sur vos priorités.
- Priorité 4 : non urgent et non important. Posez-vous des questions ! J’appelle cette case « priorité zéro ». Si ces tâches ne sont ni urgentes ni importantes aujourd’hui, le seront-elles un jour ? Servent-elles vos projets, votre travail ? Cette case doit être une remise en cause des tâches qui y atterrissent.
Un outil personnel et professionnel
Ce tableau peut autant servir dans le cadre privé qu’au travail. Lorsque de nombreuses tâches se sont accumulées à la maison et que vous avez peu de temps, il faut savoir faire le tri dans les priorités pour utiliser ce temps à bon escient. Deux étapes suffisent à vous organiser : listez toutes les tâches, et placez-les dans le tableau. Vous n’aurez plus qu’à vous en occuper dans l’ordre défini par les priorités de 1 à 4. En milieu professionnel, il permet de définir les tâches à déléguer (priorité 3) et celles qui représentent une perte de temps ou doivent être repensées (priorité 4).
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