Distinguer l'urgent et l'important

Le pitch :

Quand toutes les tâches se mélangent, il faut leur donner des priorités. Comment faire ? La matrice des priorités d'Eisenhower est là pour vous sauver. Elle vous demande de les trier selon leur urgence ou importance. Mais comment trancher quand tout est urgent et important ?

Temps de lecture :

environ 3'17

L'outil

Si les outils de productivité vous sont déjà familiers, vous connaissez probablement ce tableau qui organise vos tâches en fonction de leur degré d'urgence et d'importance.

Il est communément appelé « matrice des priorités d’Eisenhower ». C’est vraiment une technique d’organisation accessible et très efficace. Elle vous donne rapidement un ordre des priorités facile à suivre (de 1 à 4). Encore faut-il arriver à remplir ce tableau ! Eisenhower, 34e président des Etats-Unis, avait déclaré « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important ».

Avez-vous tendance à considérer tout comme urgent ? Ou important ?

Pour faire le tri entre ce qui est urgent, important, et ce qui ne l’est pas, je vous propose d’utiliser un filtre très simple, en deux questions :

A> Si je considère que le délai est urgent, cette urgence est-elle factuelle et non affective ? (est-ce urgent parce que c’est votre patron qui vous le demande ? Vraie urgence = délai court, c’est tout).
B> L’impact de cette tâche est-il fort, est-elle importante pour moi et l'enjeu est-il essentiel ? (une vraie importance a un fort impact, a de la valeur pour vous et possède un enjeu essentiel. Les 3 à la fois. Si vous ne répondez pas « oui » aux trois, la réponse à la question est « non »).

4 cas possibles, pour 4 ordres de priorités :

- A non, B non = Priorité 4 : non urgent et non important

- A oui, B non = Priorité 3 : urgent mais non important

- A non, B oui = Priorité 2 : important mais non urgent

- A oui, B oui = Priorité 1 : urgent et important

Une fois rempli, le tableau vous donne un ordre de priorités à suivre :

Priorité 1 : urgent et important. Ce sont vos priorités, faites-les tout de suite !
Priorité 2 : important mais non urgent. Oui, l'importance passe avant l'urgence. Pour une raison très simple : ces tâches-là vous n’allez pas les traiter tout de suite, mais vous allez les planifier. Puisque c’est important, il est vital de prévoir le moment où vous allez vous en occuper. Ceci fait, vous pourrez rapidement passer à l’urgent, priorité 3.
Priorité 3 : urgent mais non important. Même si ces tâches doivent être faites rapidement, elles ne sont pas si importantes. Alors si vous le pouvez, déléguez-les à quelqu’un d’autre pour vous concentrer sur vos priorités.
Priorité 4 : non urgent et non important. Posez-vous des questions ! J’appelle cette case « priorité zéro ». Si ces tâches ne sont ni urgentes ni importantes aujourd’hui, le seront-elles un jour ? Servent-elles vos projets, votre travail ? Cette case doit être une remise en cause des tâches qui y atterrissent.

Un outil personnel et professionnel

Ce tableau peut autant servir dans le cadre privé qu’au travail. Lorsque de nombreuses tâches se sont accumulées à la maison et que vous avez peu de temps, il faut savoir faire le tri dans les priorités pour utiliser ce temps à bon escient. Deux étapes suffisent à vous organiser : listez toutes les tâches, et placez-les dans le tableau. Vous n’aurez plus qu’à vous en occuper dans l’ordre défini par les priorités de 1 à 4. En milieu professionnel, il permet de définir les tâches à déléguer (priorité 3) et celles qui représentent une perte de temps ou doivent être repensées (priorité 4).

Deux niveaux de priorités

Vous l’aurez compris, si vous déléguez les priorités 3 et éliminez les priorités 4, il ne vous reste que deux niveaux de priorités.

Mon but est d’avoir à accomplir un seul niveau de tâches : les importantes, priorité 2. Ce sont elles qui vous font avancer.

Je pense que les tâches que nous accomplissons doivent servir notre vie (buts, rêves, objectifs, valeurs) ou notre travail. Ce sont les tâches les plus importantes (priorité 2). Parfois, la valeur temps intervient et vos tâches importantes deviennent aussi urgentes. Un autre niveau de priorité s’ouvre alors afin de les traiter tout de suite (priorité 1). Ce qui atterrit hors de ces deux premiers niveaux doit faire l’objet d’une réflexion.

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