La règle des 2 minutes


Le pitch :

Quand une tâche entre dans votre todolist (ou lorsque vous recevez un email qui vous donne quelque chose à faire), si cela prends moins de 2 minutes, faites-le tout de suite. Si cela prends plus de temps, planifiez cette tâche pour plus tard.

 

Temps de lecture :

environ 2'12

Credit photo : Matthew Henry

Le principe

Doit-on tout faire passer dans un filtre (voir Distinguer l’urgent et l’important) et tout planifier ? Quand on commence à utiliser les outils de productivité, on s’amuse en général à les tester avec la moindre tâche qui tombe du ciel. Mais il arrive un moment où cela devient ridicule. J’ai bien de gros projets qui nécessitent ces outils pour m’organiser (une revue budgétaire, une migration informatique, …) mais aussi des « petites tâches » qui me prendraient autant de temps à planifier qu’à accomplir (répondre à un email, signer un document, …). 

 

Tout droit venue de la méthode GTD (voir le livre Getting Things Done de David Allen), voici la règle des 2 minutes. Si vous estimez qu’une tâche va vous prendre moins de 2 minutes, traitez-là de suite. Vous évitez ainsi l'accumulation de petites choses dans votre todo liste. 


Oui, mais...

Mais attention, ne faites pas ça n’importe quand !

 

Quelle que soit la manière dont vous gérez votre emploi du temps, même si votre planning est du genre carré, il est facile de se laisser prendre au piège de traiter les petites tâches qui arrivent alors que vous êtes en pleine concentration sur un projet. Je suis sûr que vous connaissez ce sentiment d’accomplissement, lorsque vous réussissez à faire plein de choses à la fois… Malheureusement il est prouvé que cela n’en vaut pas la peine. 

 

Alors autorisez-vous la règle des 2 minutes uniquement quand vous êtes dans un temps libre : quand vous ne traitez pas un projet important qui requiert toute votre attention.

 

En pratique, cette règle fonctionne incroyablement bien. Vous avancez, et abattez les demandes sans vous noyer. 


One min rule

En fonction de votre activité, cette règle peut descendre à 1 minute. Car certains jours, une grande partie de vos tâches peuvent se faire rapidement. Mais faites le calcul, ça peut vous bloquer jusqu’à 40 minutes ! Et le temps de les traiter, il y en aura encore 10 qui vont tomber (emails, demandes de collègues, etc). Ca peut continuer indéfiniment. Ces jours là, utilisez plutôt la « one minute rule » pour réguler votre flux de tâches. 

 

En alternative, je vous conseille de bloquer régulièrement 1h dans votre planning pour dédier un espace à ces « quick tasks ». Durant ce temps, vous ne traiterez que ces petites tâches à la suite.

 

Ainsi pas de stress, et vous gardez ce plaisir de cocher plein de cases en un minimum de temps !



Willy Amann Comédien Voix Off

Willy Amann

 

A la fois entrepreneur et salarié, gérer mon temps est un impératif. Auprès des techniques de productivité, j'ai trouvé une passion. La productivité ? C'est le rapport entre une production et les ressources mises en oeuvre pour l'obtenir. A tester, réfléchir ou utiliser : plus qu'une aide au quotidien, ces techniques constituent un vrai mode de vie. Elles sont ici partagées à qui voudra se les approprier. 

 

Ma méthode : gérer sa vie comme une entreprise. Etre plus efficace pour profiter de chaque instant.


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