[SERIE] Vous n’avez jamais le temps ? 2/3

Partie 2/3 : découvrez la loi de Parkinson et les activités élastiques



Le pitch :

Une série de 3 articles pour découvrir pourquoi vous avez cette impression de « pas le temps » et obtenir des conseils pour en gagner.

 

Série « Vous n’avez jamais le temps ? »

Partie 1/3 : voici pourquoi !

Partie 2/3 : découvrez la loi de Parkinson et les activités élastiques 

Partie 3/3 : comment organiser une charge trop lourde

 

Temps de lecture :

environ 5'14



Il existe une loi appelée « loi de Parkinson » qui spécifie que toute activité augmente jusqu'à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. Visuellement ça me rappelle une autre loi, physique cette fois, sur le gaz qui s’étend jusqu’à occuper tout le volume disponible.

 

Selon la loi de Parkinson, même si vous disposez d’un délai très large pour accomplir une tâche, vous aurez tendance à consommer la totalité du temps imparti.

En clair, si un employé dispose d’une semaine pour réaliser un rapport, il mettra une semaine. Mais s’il dispose de deux semaines pour la même tâche, il mettra deux semaines pour l’accomplir !

 

Plus on dispose de temps, plus on prendra de temps.

 

Certains éléments de notre vie ne sont pas essentiels, mais se développent et se contractent pour s'adapter à la quantité de temps libre dont nous disposons.

C’est la raison pour laquelle de nombreuses personnes n'ont pas plus de temps libre une fois qu’ils sont à la retraite, en vacances ou en weekend. 

 

Il est fort à parier que les activités non prévues qui s’ajoutent à notre planning sont en général : 

  • nombreuses
  • peu longues mais étirables
  • à faible valeur ajoutée ou non prioritaires

Par exemple, voici quelques unes de mes activités « élastiques » : regarder les réseaux sociaux, cliquer sur des liens, aller de sites en sites, de vidéos en vidéos, commencer une tâche prévue pour plus tard, accepter un appel qui peut être reporté, etc.

 

En fait, ce sont souvent des activités qui nous font un peu culpabiliser. Alors on fait comme si elles n’existaient pas. Pourtant, en les acceptant et en les intégrant à notre planning on supprime cette petite voix négative et on rend service à notre organisation. Finalement elles ne sont pas si mauvaises : les miennes me permettent d’assouvir ma curiosité, de découvrir de nouvelles choses, de me détendre ou m’occuper. Il faut simplement les apprivoiser et les maitriser sans quoi elles peuvent vous faire perdre votre temps, votre énergie, votre concentration et votre motivation.

 

Les activités élastiques sont comme de l'eau dans votre emploi du temps : elles comblent les écarts entre vos engagements prévus, se développent et se contractent pour s'adapter au temps libre dont vous disposez. Elles vous volent votre temps, qui est selon moi la ressource la plus importante et la plus précieuse dont vous disposez.

 

Comment identifier ces éléments ?

 

Tout comme l'un des meilleurs moyens de modifier votre alimentation, qui est de consigner ce que vous mangez, la meilleure façon d'identifier les activités élastiques est de consigner votre temps. Pas durant toute votre vie bien sûr, il s’agit d’un exercice ponctuel. Voici quelques suggestions :

  • Tenez un journal du temps. Version papier ou électronique, un agenda vous permet d’identifier les activités sur lesquelles vous passez le plus de temps. On a tendance à prendre l’agenda pour un simple outil de planification future, mais c’est aussi un bon moyen de regarder un peu en arrière. Il faut évidemment penser à y retranscrire ce que vous avez réellement fait. Voir ce qui a fonctionné ou pas dans ma planification passée me permet de m’organiser de façon plus juste à l’avenir. Je vous recommande de porter une attention particulière à ce que vous faites de votre temps libre.
  • Téléchargez RescueTime. RescueTime est une application gratuite pour votre ordinateur qui suit les sites web et les applications sur lesquels vous passez le plus de temps. Cela ne tiendra naturellement pas compte de toute votre journée, mais si vous passez beaucoup de temps sur l'ordinateur, c’est un début pour obtenir des infos précises sur votre temps d’écran.
  • Soyez plus conscient de votre utilisation du temps. Les personnes les plus productives et les nombreux ouvrages sur le sujet vous le diront : le temps est une monnaie. Je me vois comme un radin du temps. Je me rappelle que je n’ai qu’une vie et que chaque année, mois, semaine, jour et heure qui s’écoule disparait à jamais. Et je ne veux pas les gâcher. Le temps que j’alloue à mes activités, lorsque j’ai le choix, est un investissement qui doit m’apporter une évolution, un état, une émotion, de l’argent, etc.

Cette réflexion s’appelle la «double boucle» : vérifier et réfléchir constamment sur la façon dont vous dépensez votre temps, énergie et vos ressources. Il est ainsi beaucoup plus facile d’identifier si votre dépense en temps pour telle ou telle activité en vaut la peine ou non.

 

Que faire pour optimiser ces éléments élastiques ?

 

La clé est de compartimenter et de limiter le temps que vous y passez.

 

Créez des barrières de temps. Planifiez et limitez le temps que vous passerez sur ces activités (par exemple, le temps que vous passez à lire les actualités chaque jour). Lorsque vous restez dans ces limites, quelque chose de magique se produit : vous dépensez plus d'énergie pour en faire autant mais en moins de temps que d’habitude.

 

Si c’est une habitude dont vous voulez vous débarrasser, essayez de rendre la tâche plus compliquée pour la retirer complètement de votre vie. Par exemple, annulez vos abonnements, achetez votre prochain smartphone plus petit, vendez votre console de jeu ou supprimez votre compte sur certains sites. C’est un excellent moyen de faire de la place pour des éléments plus grands et meilleurs pour vous. Faites juste attention à ce que d'autres activités élastiques ne prennent pas leur place !

 

Dites «non». Cela va de soi, mais la meilleure façon d'apprivoiser les éléments improductifs est de ne pas les introduire dans votre vie. Ce que vous avez laissé entrer jusqu’ici est une chose, les décisions que vous allez prendre à partir d’aujourd’hui en est une autre. 

 

N'oubliez pas : le mieux est l'ennemi du bien. De nombreux éléments deviennent élastiques parce que vous essayez de les rendre parfaits. Par exemple, votre maison ne sera jamais exactement à 100% propre, peu importe vos efforts, quelque chose sera toujours déplacé et il y aura toujours quelques taches de saleté sur le sol. Si vous prenez 1 heure pour nettoyer votre maison à 85%, cela peut vous prendre encore 2 heures pour atteindre seulement les 95%.

 

Désactivez l'accès à certains sites Web. Deux applications peuvent vous aider à éviter les sites distrayants : SelfRestraint (pour Windows) et SelfControl (pour Mac).

 

Et si vous n’avez toujours pas le temps de tout faire ? Si vos activités sont toutes légitimes, non superflues et non élastiques ?

 

A suivre : 

Partie 3/3 : comment organiser une charge trop lourde

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